Hoe zit het met subverwerkers als een notulen tool een cloud gebruikt?

AI-notulisten worden steeds populairder in organisaties die Microsoft Teams of Zoom gebruiken. Tools zoals Notuly beloven het notuleren eenvoudiger te maken door automatisch gesprekken uit te werken. Maar welke rol spelen subverwerkers als deze AI-notulen tools met cloudoplossingen werken? In deze blog duiken we in het begrip subverwerkers lijst, bespreken we ketenverwerking en benadrukken we het belang notuly.nl van heldere contractuele afspraken.

Wat is een AI-notulist?

De termen digitale notulist en AI-notetaker worden vaak gebruikt. Hoewel ze door elkaar worden gebruikt, kunnen we het verschil verduidelijken:

Digitale notulist: software die helpt bij het vastleggen van notulen, bijvoorbeeld door opname of tekstinvoer.
AI-notetaker: geavanceerde digitale notulist die spraakherkenning en taalmodellen gebruikt om automatisch tekst te genereren, structureren en soms kort samen te vatten.

AI-notulisten doen vooral het “schrijfwerk”. Het echte oordeel en de interpretatie, zoals welke punten worden vastgelegd, blijft bij de mens. Vertrouwelijkheid blijft hiermee cruciaal.

Verschil met een dictafoon en klassieke notuleersoftware

Een dictafoon neemt simpelweg gesprekken op, zonder enige bewerking. De transcriptie moet je later handmatig maken. Klassieke notuleersoftware richt zich vaak op het ordenen van al gemaakte notulen of het samenwerken aan documenten.

AI-notulisten zoals Notuly zitten er tussenin:

Zij transcriberen automatisch gesprekken in Zoom of Microsoft Teams.
Sommigen bieden ook een samenvatting en structuur.
Het verlicht het werk van menselijk notuleren, maar vervangt niet.

Takenmatrix: automatisch vs mensenwerk

Taak AI-notulist (automatisch) Mensenwerk Opnemen en transcriberen van audio Ja Nee Structureren van teksten (bijv. agendapunten) Meestal deels Ja Beoordelen wat relevant is Nee Ja Vertrouwelijkheid en controle Alleen technisch Menselijke verantwoordelijkheid Definitieve redactie en goedkeuring Nee Ja

Wat zijn subverwerkers en waarom zijn ze belangrijk?

Als je een AI-notulen tool gebruikt die cloudinfrastructuur gebruikt, wordt er meer gedaan dan alleen jouw organisatie plus de ontwikkelaar van de tool. Er komt een hele keten aan partijen bij kijken:

Jouw organisatie (verwerkingsverantwoordelijke)
De notulen tool ontwikkelaar (verwerker)
Subverwerkers: cloudleveranciers, transcriptiediensten, data-analyse providers, etc.

Deze laatste groep is essentieel voor het ketenverwerking concept. Iedere schakel verwerkt data, vaak in de cloud, en kan dus impact hebben op privacy en veiligheid.

Subverwerkers lijst: wat staat daarin?

Volgens de AVG moet je transparant zijn over welke subverwerkers worden ingezet. Daarom krijg je vaak een 'subverwerkers lijst'. Hierin vind je:

De naam van de subverwerker (bijv. Microsoft Azure, AWS, Google Cloud)
De locatie(s) van de datacenters
Welke diensten zij leveren binnen de keten
Welke beveiligingsmaatregelen zij hebben
Onder welke voorwaarden de data wordt verwerkt

Deze lijst is dynamisch. Subverwerkers kunnen wisselen, dus het is belangrijk om dit periodiek te checken.

Praktijkvoorbeeld: Notuly, Microsoft Teams en Zoom

Notuly integreert met Microsoft Teams en Zoom om automatisch notulen te maken. Wat gebeurt er qua subverwerkers?

Microsoft Teams en Zoom:

Zij leveren het platform voor het gesprek en de opname.
Ze verwerken en bewaren audio in hun cloud.
Jouw organisatie sluit aparte overeenkomsten voor het gebruik van deze platformen.

Notuly:

Verwerkt de opgenomen audio van Teams of Zoom.
Gebruikt spraakherkenning en AI-technologie om transcripties te maken.
Maakt gebruik van cloudplatforms, bijvoorbeeld Microsoft Azure, als subverwerker.

Dit betekent dat je te maken hebt met ketenverwerking. Microsoft Teams of Zoom is de eerste verwerker. Notuly is een volgende verwerker. En hun cloudproviders zijn subverwerkers. Als organisatie ben je verantwoordelijk dat deze keten voldoet aan de wetgeving.

Contractuele afspraken: de basis voor vertrouwen

AVG vereist dat verwerkers en subverwerkers contractueel worden gebonden aan dezelfde privacy- en veiligheidsnormen als de verwerkingsverantwoordelijke. Dit betekent:

Verwerkersovereenkomst (VVO) met de notulen tool provider (Notuly).
Subverwerkers goedkeuring door de verwerkingsverantwoordelijke.
Toegang tot de actuele subverwerkers lijst.
Beoordeling of subverwerkers voldoen aan normen zoals ISO 27001 of GDPR.

Door deze afspraken weet je:

Waar jouw privacydata heen gaat.
Wie verantwoordelijk is voor beveiliging.
Welke maatregelen genomen worden bij datalekken.

Waarom geen vage claims zoals "AVG-proof"?

De term "AVG-proof" wordt vaak gebruikt, maar is misleidend. Er bestaat geen certificaat of keurmerk dat bewijs levert. Privacy en beveiliging zijn continu proces en ketenverantwoordelijkheid. Zelfs de beste AI-notulist kan fouten maken of beveiligingsrisico’s bevatten.

Belangrijk is:

Concrete uitleg over welke processen en afspraken zijn ingericht.
Inzicht in wie welke taak doet (mens vs AI).
Duidelijkheid over subverwerkers lijst en contracten.

Mini-checklist: Wat moet je doen als je een AI-notulist met cloud gebruikt?

Vraag de subverwerkers lijst op bij je notulen tool provider.
Controleer of er duidelijke ketenverwerking is, inclusief cloudproviders.
Zorg voor contractuele afspraken die privacy waarborgen.
Begrijp wat AI automatisch doet en waar mensen hun verantwoordelijkheid behouden.
Bewaar controle over definitieve notulen en vertrouwelijkheid.
Maak geen vage claims, ga voor transparantie.

Conclusie

AI-notulisten zoals Notuly zijn handige hulpmiddelen binnen platforms als Microsoft Teams en Zoom. Ze nemen schrijfwerk uit handen, maar het blijven tools waarbij menselijk toezicht en goed data management cruciaal zijn. Subverwerkers spelen een grote rol in de ketenverwerking, zeker als er cloudinfrastructuur wordt gebruikt. Organisaties die deze tools inzetten, moeten daarom altijd kritisch zijn op de subverwerkers lijst en contractuele afspraken. Alleen zo kun je verantwoord en betrouwbaar gebruik maken van digitale ondersteunde notulering.